Laatua voidaan arvioida laatumittareilla– Mistä laatumittareita löytyy, mikä on sopiva määrä mittareita ja millainen on hyvä mittari?
Edellisissä blogeissani pohdin, millainen on hyvä laatutavoite ja mistä hyviä mitattavia tavoitteita löytyy.
Hyvän laatutavoitteen tärkeimpiä ominaisuuksia on, että sitä pystytään arvioimaan mittaamalla. Arvioinnin tarkoituksena on selvittää, saavutettiinko asetettu tavoite. Arvioinnin tuloksen määrittämiseen käytetään erilaisia mittareita.
Ongelmana on kuitenkin hyvien ja automatisoitujen mittareiden löytäminen eri toiminnoista.
Tässä blogissa annan vinkkejä, mistä laatumittareita voisi löytää ja kuinka paljon mittareita tulisi olla. Kerron myös kolme ehdotonta hyvän mittarin ominaisuutta.
Asiakastietojärjestelmän ja toiminnanohjausjärjestelmän integraatio
Muutama vuosi sitten meillä oli kokeilussa integraatio asiakastietojärjestelmän ja toiminnanohjausjärjestelmän välillä. Hoitajien päivittäisistä kirjauksista siirtyi dataa kerran kuussa toiminnanohjausjärjestelmään.
Saimme dataa asukkaiden ulkoilukerroista, virkistystilaisuuteen osallistumisista, kaatumisista ja lääkepoikkeamista.
Käsittelimme tietoa sekä johtoryhmässä että tiimipalavereissa. Saimme katsella hienoja pylväitä ja käppyröitä. Tämä on hyvää ja konkreettista tavoitteiden seurantaa.
Valitettavasti vielä silloin meillä oli aika paljon teknisiä ongelmia. Kun kaksi ohjelmaa yhdistetään toimimaan limittäin, eivät ongelmat ole mikään ihme. Kyseessä oli myös kaksi eri ohjelmistotaloa. Loppujen lopuksi ei siis ollut mikään ihme sekään, että ohjelmistotalot pallottelivat ongelmia keskenään.
Toivottavasti nykyisin on jo paremmin!
Myös työvuorosuunnitteluohjelmia voi hyödyntää monella tavalla
Aika monessa yrityksessä on jonkin tasoinen työvuorosuunnitteluohjelma. Toivottavasti sillä ei vaan ohjelmoida työvuoroja!
Meillä ohjelmaan merkittiin eri koodilla normaalin työvuoron lisäksi, esimerkiksi sisäiset- ja ulkoiset koulutukset. Samoin palaveriajat ja muut yhteistyökuviot. Tästä kaikesta saimme hyvää tietoa tavoitteiden seurantaan.
Terveyden – Ja Hyvinvoinnin laitoksen (THL) RAI-Vertailutietokanta
Edellisessä blogissa kerroinkin jo, kuinka hyödynsimme RAI -järjestelmää tavoitteiden arvioinnissa. Asiakkaiden arviointeihin on sisällytetty hoidon ja hoivan laadun seurantaa, esimerkiksi lääkitykseen, ravitsemukseen ja kivun lievittämiseen liittyviä aiheita.
Meidän ihan ensimmäinen tavoitteemme oli, että asukkaistamme kenenkään ei tarvitse kärsiä kivuista. Tämä ei nimittäin ole helppo tavoite, kun hoidetaan muistisairaita asiakkaita. Heidän kiputilojensa oppiminen, vaatii hoitajilta todella paljon taitoa kohdata asiakkaat.
Saavutimme tavoitteen!
Tiedän, että RAI- ohjelma on kallis, joten kaikki eivät voi ottaa sitä käyttöön. Toisaalta tiedän, että monet kaupungit edellyttävät sen käyttöä palveluntuottajiltaan. Mikäli näin on, kannattaa sen käyttö olla mahdollisimman tehokasta.
Kaikki tietojärjestelmät tehokkaampaan käyttöön.
Yleisesti ottaen, kaikista asiakastietojärjestelmistä pitäisi pystyä jo tänä päivänä kokoamaan tietoa enemmän loppukäyttäjän hyväksi. Me, -ei digikauden sukupolvet, olemme liian arkoja vaatimaan tätä, puhumattakaan eri ohjelmien integraatioita.
Sote-alalla haastan potilas- ja asiakastietojärjestelmien tuottajat. Järjestelmiin kirjataan asiakkaista ja potilaista paljon tietoa, lähes jokainen käänne. Tämä tieto pitäisi saada entistä enemmän hyötykäyttöön asiakastyöhön ja sen laadun mittaamiseen. Onneksi tässä asiassa on viime vuosina menty jo eteenpäin.
No, täytyy olla rehellinen ja myöntää, että ei me toisaalta olla osattu varmaan käyttää kaikkia ohjelmien mahdollisuuksia. Aiempina vuosina Sote-alan työntekijöiden IT-osaaminen on ollut sitä tasoa, että aika on mennyt perustoimintojen opetteluun.
Nykyisin on toisin. Kun 90-luvulla syntyneet tulivat työelämään, kaikki muuttui. Nämä nuoret ovat oppineet perusasiat jo lapsena ja kaikki uusi opitaan hetkessä. Tietokoneen käyttöä ei pelätä ja ideoita ohjelmien hyödyntämiseen tulee paljon.
Annankin sellaisen vinkin, että anna muutamalle nuorelle työntekijälle mahdollisuus uppoutua teillä olevien ohjelmien saloihin. Jos vielä annat mahdollisuuden heidän kouluttautua ohjelmien pääkäyttäjäksi, saat varmasti rahalle vastinetta. He löytävät hetkessä kaiken, mitä ohjelmat sisältävät ja kuinka niiden käyttöä voidaan kehittää.
Meillä nuoret hoitajat muodostivat asiakastietojärjestelmän koulutus- ja kehittämisryhmän. Heillä oli vastuu ohjelman tasalaatuisesta perehdytyksestä ja käytön kehittämisestä.
He paneutuivat asiaan täydellä innolla ja kokivat työn palkitsemisena. Me vanhemmat työntekijät saimme heiltä hyvää tietoa ja paljon käytettäviä ideoita.
Kuinka monta mittaria?
Edellisessä blogissani kerroin tasapainotetusta tuloskortista Balanced Scorecardista. Sen näkökulmat huomioivat kaikki palveluun liittyvät osa-alueet. Tuloskortin näkökulmat ovat taloudellinen- asiakas- prosessi- sekä henkilöstön ja kehittymisen näkökulma.
Arviointia pitää tehdä jokaisesta näkökulmasta. Mutta mikä on oikea määrä?
Tavoitteiden sopiva määrä on kiinni siitä, kuinka tottuneita tavoitteiden käsittelyssä ja mittareiden analysoinnissa ollaan. Mikäli hommassa ollaan alussa ja tavoitteita ei ole totuttu käsittelemään, aluksi riittää, kun jokaisen näkökulman alla on yksi tai kaksi mittaria.
Mielestäni on tärkeämpi päästä hyvin alkuun tavoiteasettelussa kuin ahnehtia liikaa. Eihän ole järkevää asettaa tavoitteita vaan tavoitteiden vuoksi. Työ ei nimittäin lopu siihen, että tavoitteista on saatu tulokset mittaamalla. Tarkoitus nimittäin on, että laatua aletaan kehittämään arvioinnista saatujen tulosten perusteella.
Kolme ehdotonta hyvän mittarin ominaisuutta
1. Löydä mittari arkipäivän toiminnasta
Tavoitteiden pitää nousta arkipäivän elämästä, jo kirjattavista tai seurattavista asioista. Turhaudut varmasti tavoitteen seurantaan, jos ne vievät paljon aikaa ja vaivaa. Manuaalisesti rasti ruutuun periaatteella ei tänä päivänä enää pidä seurantatietoja kerätä.
Eli mittarin valintaan voisi lähteä liikkeelle tarkistamalla, mistä toiminnoista saat jo dataa. Jos teillä olisi tarvetta uusille raporteille ja mittareille, haasta käytössä olevat ohjelmistot kokoamaan ja tuottamaan toivottua dataa.
Eli kun kokoatte asiakas- ja potilastietojärjestelmään tietoa, tulee se pystyä siirtämään toiminnanohjausjärjestelmään. Tai toinen vaihtoehto on käyttää suoraan asiakastietojärjestelmän raportteja mittareina.
2. Tuloksia täytyy saada tarpeeksi usein ja säännöllisesti
Tuloksia/dataa täytyy saada tarpeeksi usein. Tavoitteesta riippuen, hyvä aikaväli on esimerkiksi kerran kuukaudessa tai vähintään neljännesvuosittain. Vuosi on ihan liian pitkä aika odotella tuloksia.
3. Vertailtavuus
Kun tavoitteita mitataan, täytyy tavoiteltavalle tasolle löytyä peruste. Eli lähtö- ja tavoitetasoa pitää pystyä vertailemaan. Tasot voivat tulla omasta, toisen yrityksen toiminnasta tai vaikka valtakunnallisesta tasosta.
Laatua pitää mitata.
Laatua ei voi kehittää ilman tavoitteiden mittaamista. Nykypäivänä tuloksia pitäisi saada tietojärjestelmistä, manuaalisesti tuloksia ei enää pidä hakea. Selvitä siis tietojärjestelmien tuottajilta, ohjelmien mahdollisuudet tuottaa laadun seurantaan liittyvää tietoa. Aloita seuranta ja analysointi ensin vaikka yhdellä mittarilla näkökulmaansa kohden.
Millaisia ajatuksia tavoiteasettelu sinussa herättää? Jätä kommenttisi alle ja aloita keskustelu!
Piditkö tästä artikkelista? Saat uusimmat blogikirjoitukset suoraan sähköpostiisi tilaamalla ne täältä
Haluatko saada laatujohtamisen avulla tehokkuutta ja hyvinvointia arkipäivän johtamiseesi Lue lisää täältä.
Vastaa